Hướng dẫn chi tiết các cách tải hóa đơn điện tử

Việc tải và lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành yêu cầu bắt buộc và là bước khởi đầu quan trọng trong toàn bộ quy trình quản lý chi phí doanh nghiệp. (Cập nhật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tính đến năm 2025).

Có 4 cách tải hóa đơn điện tử chính tại Việt Nam: qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, qua email người bán gửi, qua portal của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT, hoặc website tra cứu riêng của doanh nghiệp. Nắm vững các phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng để xây dựng một hệ thống quản lý tài chính minh bạch, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi và tối ưu hóa quy trình thanh toán.

Nội dung chính

04 Cách tải hóa đơn điện tử phổ biến
Phân biệt định dạng file hóa đơn (XML vs PDF)
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Tại sao phải tải và lưu trữ hóa đơn đúng quy định
Các vấn đề thường gặp và cách xử lý
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Tự động hóa việc tải hóa đơn với taihoadon.online

1. 04 Cách Tải Hóa Đơn Điện Tử Phổ Biến và Dễ Dàng Nhất

Để doanh nghiệp có thể thực hiện cách tải hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, tạo tiền đề cho việc quản lý chi phí hiệu quả, dưới đây là 4 phương pháp phổ biến nhất hiện nay:

1.1. Cách tải hóa đơn điện tử từ Cổng Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn)

Đây là phương pháp chính thống và đảm bảo độ tin cậy cao nhất, do thông tin được lấy trực tiếp từ cơ quan thuế, là nguồn dữ liệu gốc cho mọi hoạt động kiểm toán và kiểm soát chi phí sau này.

Yêu cầu:

Tài khoản đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử (đã được cơ quan thuế cấp quyền)
Cài đặt plugin ký số (ví dụ: HDDT Plugin) để xác thực khi cần

Các bước thực hiện:

Truy cập hoadondientu.gdt.gov.vn
Đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp
Chọn mục "Hóa đơn mua vào" hoặc "Hóa đơn bán ra"
Lọc theo thời gian, mã số thuế hoặc các tiêu chí khác
Chọn hóa đơn cần tải và tải về file XML/PDF

Hạn chế:

Chỉ có thể tải từng hóa đơn một
Mất nhiều thời gian khi có số lượng hóa đơn lớn
Giao diện phức tạp, khó sử dụng cho người mới

1.2. Cách tải hóa đơn điện tử từ hệ thống nhà cung cấp (MISA, Viettel, VNPT, BKAV…)

Hầu hết người bán đều sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp HĐĐT. Việc tải hóa đơn qua các cổng này là một phần không thể thiếu trong luồng tương tác và thanh toán với nhà cung cấp.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở email thông báo phát hành hóa đơn từ người bán và nhấp vào đường link tra cứu được cung cấp
Bước 2: Nhập "Mã tra cứu hóa đơn" (mã này thường được gửi kèm trong email hoặc in trên bản thể hiện PDF của hóa đơn)
Bước 3: Sau khi nhập mã, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn. Chọn tùy chọn tải về định dạng XML và PDF

Ưu điểm:

Dễ dàng truy cập qua email
Giao diện thân thiện, đơn giản

Hạn chế:

Phụ thuộc vào nhà cung cấp của người bán
Khó quản lý khi nhận hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp khác nhau

1.3. Cách tải hóa đơn điện tử từ Email giao dịch

Đây là phương thức đơn giản nhất, tuy nhiên cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro cho việc quản lý chi phí tập trung nếu không có một quy trình xử lý email tự động.

Các bước thực hiện:

Kiểm tra hộp thư đến email đăng ký
Tìm email từ người bán có chứa hóa đơn điện tử
Tải file đính kèm (thường là XML hoặc PDF)
Lưu trữ vào thư mục phù hợp

Lưu ý:

Email có thể bị đưa vào thư mục spam
Khó quản lý khi có nhiều hóa đơn từ nhiều người bán
Cần phải tổ chức thư mục lưu trữ khoa học

1.4. Cách tải hóa đơn điện tử từ Website/Cổng tra cứu riêng của Người bán

Một số doanh nghiệp lớn xây dựng cổng tra cứu riêng cho khách hàng.

Các bước thực hiện:

Truy cập website tra cứu của người bán (được cung cấp trong email hoặc hợp đồng)
Đăng nhập bằng tài khoản được cấp
Tra cứu hóa đơn theo số hóa đơn, ngày tháng hoặc mã đơn hàng
Tải về file XML/PDF

2. Phân Biệt Định Dạng File Hóa Đơn Điện Tử (XML vs. PDF)

Khi thực hiện cách tải hóa đơn điện tử, việc lựa chọn đúng định dạng file không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tự động hóa và phân tích dữ liệu chi phí sau này.

2.1. Phân Biệt Rõ Ràng Hai Định Dạng File Quan Trọng

File XML (eXtensible Markup Language):

Mục đích: Lưu trữ dữ liệu hóa đơn dưới dạng cấu trúc, có chữ ký số
Đặc điểm:
- Chứa toàn bộ thông tin hóa đơn: người bán, người mua, sản phẩm, giá trị, thuế
- Có chữ ký số điện tử đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn
- Có thể được xử lý tự động bởi phần mềm kế toán
Giá trị pháp lý: Cao nhất - được coi là bản gốc hóa đơn điện tử
Sử dụng cho: Khai thuế, hạch toán kế toán, kiểm toán, lưu trữ chính thức

File PDF (Portable Document Format):

Mục đích: Hiển thị trực quan, dễ đọc và dễ in ấn
Đặc điểm:
- Bản thể hiện của hóa đơn, giống như hóa đơn giấy
- Dễ xem, dễ in, dễ chia sẻ
- Không có chữ ký số (hoặc có nhưng không đầy đủ như XML)
Giá trị pháp lý: Thấp hơn XML - chỉ là bản sao để tiện xem
Sử dụng cho: Xem nhanh, in ấn, chia sẻ nội bộ

2.2. Vậy Cần Tải Định Dạng Nào Là Đúng và Đủ?

Lưu trữ cả hai file là thực tiễn tốt nhất, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí nội bộ.

Khuyến nghị:

Bắt buộc: Luôn phải tải và lưu trữ file XML. Đây là chứng từ gốc và là nguồn dữ liệu vàng cho việc số hóa tài chính
Nên có: Tải kèm file PDF để tiện cho việc xem nhanh và lưu hành nội bộ

3. Hướng Dẫn Kiểm Tra Tính Hợp Lệ Của Hóa Đơn Điện Tử Sau Khi Tải Về

Sau khi đã áp dụng cách tải hóa đơn điện tử, việc xác minh tính hợp lệ là một bước kiểm soát rủi ro quan trọng trong quy trình quản lý chi tiêu, đảm bảo doanh nghiệp không thanh toán cho các chứng từ không hợp lệ.

Bước 1: Kiểm Tra Tính Toàn Vẹn và Chữ Ký Số trên File XML

Sử dụng phần mềm iTaxViewer hoặc các công cụ hỗ trợ để mở file XML. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra:

Chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số của người bán còn hiệu lực
Tính toàn vẹn: Xác minh hóa đơn không bị chỉnh sửa, đảm bảo dữ liệu chi phí là chính xác

Bước 2: Tra Cứu Thông Tin Hóa Đơn Trên Cổng Của Tổng Cục Thuế

Đây là bước đối chiếu chéo quan trọng nhất để xác thực một khoản chi:

Các bước thực hiện:

Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Nhập các thông tin trên hóa đơn vào mục tra cứu:
- Mã số thuế người bán
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Ngày hóa đơn
Nhấn "Tra cứu"

Kết quả trả về từ cơ quan thuế là bằng chứng cuối cùng về tính hợp pháp của hóa đơn.

Bước 3: Đối Chiếu Thông Tin Giữa File Hóa Đơn và Kết Quả Tra Cứu

Kiểm tra các thông tin quan trọng:

Số hóa đơn, ký hiệu
Ngày phát hành
Tên người bán, mã số thuế
Tổng tiền thanh toán
Trạng thái hóa đơn (đã cấp mã, đã hủy, đã điều chỉnh...)

4. Tại Sao Phải Tải và Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Đúng Quy Định?

Việc tải và lưu trữ HĐĐT đúng cách không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng cốt lõi của việc quản lý tài chính và kiểm soát chi phí hiệu quả.

4.1. Đối với Người Mua (Doanh nghiệp chi trả)

Làm căn cứ hạch toán chi phí đầu vào: Hóa đơn là chứng từ gốc để ghi nhận chi phí, cung cấp dữ liệu đầu vào cho việc phân tích và báo cáo chi tiêu
Chứng minh chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN: Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo mọi khoản chi đều là chi phí hợp lý hợp lệ, giúp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp
Làm căn cứ kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Giảm số thuế phải nộp, trực tiếp tác động đến dòng tiền của công ty
Phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra: Cung cấp chứng từ đầy đủ khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc kiểm toán viên
Đối soát công nợ với nhà cung cấp: Làm căn cứ thanh toán và đối chiếu công nợ

4.2. Đối với Người Bán

Lưu trữ bản sao hóa đơn đã phát hành: Tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ kế toán
Phục vụ công tác quản trị nội bộ: Dễ dàng kiểm tra, đối soát doanh thu, công nợ và tình hình kinh doanh
Chứng minh doanh thu hợp pháp: Khi cần xác nhận với ngân hàng, đối tác, hoặc cơ quan thuế

5. Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Tải Hóa Đơn Điện Tử và Hướng Dẫn Xử Lý

Các sự cố trong quá trình thực hiện cách tải hóa đơn điện tử có thể gây gián đoạn và làm chậm trễ toàn bộ quy trình xử lý chi phí. Dưới đây là các vấn đề phổ biến và giải pháp:

Vấn đề 1: Không nhận được email/link tra cứu

Nguyên nhân:

Email bị vào spam
Sai địa chỉ email
Người bán chưa gửi

Giải pháp:

Kiểm tra thư mục spam
Liên hệ ngay với người bán để yêu cầu gửi lại
Cung cấp đúng địa chỉ email

Vấn đề 2: Nhập mã tra cứu báo lỗi

Nguyên nhân:

Nhập sai mã tra cứu
Mã đã hết hạn
Hóa đơn chưa được phát hành

Giải pháp:

Kiểm tra kỹ lại thông tin, chú ý chữ hoa/thường
Yêu cầu người bán cung cấp mã mới
Xác nhận lại trạng thái hóa đơn

Vấn đề 3: Tải về chỉ có file PDF, không có XML

Nguyên nhân:

Hệ thống của nhà cung cấp không hỗ trợ tải XML
Quyền truy cập bị giới hạn

Giải pháp:

Yêu cầu người bán cung cấp bổ sung file XML để đảm bảo tính hợp lệ cho việc hạch toán và khấu trừ thuế
Tải trực tiếp từ Cổng Tổng cục Thuế nếu cần

Vấn đề 4: File XML bị lỗi, không mở được

Nguyên nhân:

File bị hỏng trong quá trình tải
Chưa cài phần mềm đọc XML
File không đúng định dạng

Giải pháp:

Yêu cầu người bán gửi lại file chuẩn
Cài đặt iTaxViewer hoặc phần mềm hỗ trợ
Kiểm tra lại định dạng file

Vấn đề 5: Chữ ký số báo không hợp lệ/hết hạn

Nguyên nhân:

Chứng thư số của người bán đã hết hạn
Hóa đơn bị chỉnh sửa sau khi ký
Lỗi kỹ thuật

Giải pháp:

Thông báo ngay cho người bán
Yêu cầu phát hành lại hóa đơn với chữ ký số hợp lệ
Không chấp nhận thanh toán cho hóa đơn không hợp lệ

6. Quy Định Về Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử An Toàn, Đúng Pháp Luật

Yêu cầu pháp lý và thực tiễn tốt nhất:

Thời gian lưu trữ:

Theo quy định hiện hành: tối thiểu 10 năm kể từ năm phát hành
Áp dụng cho cả file XML và các file liên quan

Hình thức lưu trữ:

Lưu trữ điện tử (ưu tiên)
Đảm bảo có thể truy xuất và đọc được khi cần
Có biện pháp sao lưu (backup) định kỳ

Vị trí lưu trữ:

Máy chủ nội bộ của doanh nghiệp
Dịch vụ lưu trữ đám mây (cloud storage)
Phần mềm kế toán, quản lý tài chính

Thực Tiễn Tốt Khi Lưu Trữ:

Tổ chức thư mục khoa học:
- Phân loại theo năm, tháng, loại hóa đơn
- Đặt tên file có quy tắc rõ ràng
- Ví dụ: 2025/01/MuaVao/XML/HD001.xml
Sao lưu định kỳ:
- Backup hàng tuần/tháng
- Lưu ở nhiều vị trí khác nhau
- Kiểm tra tính toàn vẹn của bản sao lưu
Bảo mật thông tin:
- Mã hóa dữ liệu nhạy cảm
- Phân quyền truy cập hợp lý
- Ghi log các thao tác quan trọng
Kiểm tra định kỳ:
- Đảm bảo file không bị hỏng
- Cập nhật phần mềm đọc file
- Rà soát tính đầy đủ

7. Tự Động Hóa Cách Tải Hóa Đơn Điện Tử Với taihoadon.online

7.1. Giải Pháp Thông Minh Cho Việc Tải Hóa Đơn Hàng Loạt

Với số lượng hóa đơn lớn, việc tải thủ công từng hóa đơn một sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. taihoadon.online cung cấp giải pháp tải hóa đơn điện tử hàng loạt, tự động và nhanh chóng.

7.2. Lợi ích nổi bật mà taihoadon.online mang lại

Tiết kiệm thời gian:

Tải hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn chỉ trong vài phút
Không cần tải từng hóa đơn thủ công
Tự động lấy dữ liệu từ Cổng Tổng cục Thuế

Đầy đủ và chính xác:

Tải về file XML (bản gốc có chữ ký số)
Tải về file HTML/PDF (dễ xem, dễ in)
Xuất file Excel tổng hợp chi tiết hóa đơn và sản phẩm
Không giới hạn số lượng hóa đơn
Không giới hạn khoảng thời gian

Dễ sử dụng:

Giao diện đơn giản, thân thiện
Hướng dẫn chi tiết từng bước
Không cần cài đặt phần mềm

An toàn và bảo mật:

Không lưu trữ mật khẩu của bạn
Kết nối trực tiếp với hệ thống Tổng cục Thuế
Tuân thủ quy định về bảo mật thông tin

7.3. Hướng dẫn sử dụng taihoadon.online

Bước 1: Truy cập taihoadon.online

Bước 2: Đăng nhập bằng Google hoặc tạo tài khoản mới

Bước 3: Nhập thông tin định danh từ trang Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn)

Bước 4: Chọn loại hóa đơn (mua vào/bán ra) và khoảng thời gian

Bước 5: Nhấn "Tải hóa đơn" và chờ hệ thống xử lý

Bước 6: Tải về file ZIP chứa:

File Excel tổng hợp
Thư mục chứa file XML của từng hóa đơn
Thư mục chứa file HTML của từng hóa đơn

FAQs – Câu Hỏi Thường Gặp

1. Có bắt buộc phải tải cả file XML và PDF không?

Theo quy định pháp luật, file XML là bắt buộc vì đây là bản gốc có chữ ký số. File PDF chỉ để tiện xem và in ấn.

2. Tải hóa đơn từ đâu là chính xác nhất?

Tải trực tiếp từ Cổng Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) là chính xác và tin cậy nhất. Tuy nhiên, có thể tải từ nhà cung cấp nếu họ cung cấp đầy đủ file XML.

3. Làm sao biết hóa đơn đã tải về có hợp lệ không?

Kiểm tra chữ ký số trên file XML bằng iTaxViewer hoặc tra cứu trên Cổng Tổng cục Thuế để xác nhận trạng thái hóa đơn.

4. Tôi có thể tải hóa đơn của nhiều tháng cùng lúc không?

Có, sử dụng công cụ taihoadon.online bạn có thể tải hóa đơn của nhiều tháng, thậm chí cả năm cùng một lúc mà không bị giới hạn.

5. File XML tải về không mở được phải làm sao?

Cài đặt phần mềm iTaxViewer (miễn phí từ Tổng cục Thuế) hoặc sử dụng các phần mềm kế toán hỗ trợ đọc file XML hóa đơn điện tử.

6. Lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu là đủ?

Theo quy định hiện hành, phải lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ năm phát hành hóa đơn.

7. taihoadon.online có lưu trữ thông tin đăng nhập của tôi không?

Không. taihoadon.online không lưu trữ tài khoản, mật khẩu của bạn. Thông tin chỉ được sử dụng trong phiên làm việc để tải hóa đơn.

Kết Luận

Việc tải và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách là yêu cầu bắt buộc và quan trọng cho mọi doanh nghiệp. Bằng cách nắm vững 4 cách tải hóa đơn điện tử, phân biệt rõ giá trị của file XML và PDF, cùng với việc kiểm tra tính hợp lệ và lưu trữ đúng quy định, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một hệ thống quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả.

Đối với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn, việc sử dụng công cụ tự động như taihoadon.online sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn.

Hãy bắt đầu số hóa quy trình quản lý hóa đơn của bạn ngay hôm nay!

Đọc thêm các bài viết liên quan:

#hoadondientu #taihoadon #XML #PDF #quanlychiphi #ketoan